Transportaufträge automatisch erfassen und direkt ins TMS übergeben.
Wir erfassen Transportaufträge automatisch aus E-Mails und PDF-Dokumenten und übertragen die validierten Frachtdaten direkt in Ihr bestehendes TMS – ohne manuelle Tipparbeit.
Keine autonome Disposition: Wir ersetzen nicht den Disponenten. Das System befreit Ihr Team lediglich von stumpfem Adressen- und Datenaustippen.
Operative Herausforderung
Disponenten sollten Frachten steuern – nicht Daten abtippen.
Ihre Disponenten wurden eingestellt, um Frachten zu verhandeln und Touren zu steuern – nicht, um täglich Adressen und Ladungsdaten aus PDFs abzutippen.
Reine Zeitverschwendung
Disponenten verbringen bis zu 40 % ihrer Arbeitszeit damit, Frachtaufträge aus E-Mail-Texten und PDF-Anhängen abzutippen, Adressen zu suchen und Daten ins TMS zu übertragen.
Spürbarer Fachkräftemangel
Das Transportvolumen wächst, aber erfahrene Disponenten sind kaum zu finden. Mehr Aufträge scheitern oft an der administrativen Kapazitätsgrenze Ihres bestehenden Teams.
Fehler durch manuelle Eingabe
Zahlendreher bei Postleitzahlen, unleserliche Zeitfenster oder übersehene Paletten- und ADR-Anforderungen erzeugen Fehlfahrten, Standgelder und unnötigen Frust beim Verlader.
Entlastung durch KI-Auftragserfassung
„Das System liest den Frachtauftrag in 15 Sekunden aus, gleicht Stammdaten ab und legt den Auftrag im TMS bereit. Der Disponent spart 80 % Erfassungszeit pro Auftrag.“
Operativer Ablauf
In 8 Schritten vom E-Mail-Eingang zum fertigen TMS-Auftrag
Ein durchgängiger, nachvollziehbarer Workflow ohne Blackbox. Transparent für Disponenten und voll kompatibel mit Ihrer TMS-Infrastruktur.
E-Mail Eingang
Zentraler Empfang über Dispo-Postfach (z. B. auftrag@spedition.de).
PDF / Scan & OCR
Erkennung digitaler PDFs sowie Bildscans via intelligenter Texterkennung.
KI-Extraktion
Strukturierte Extraktion von Be- & Entladeort, Terminen, Frachtgut & Preis.
Vollständigkeitscheck
Prüfung auf Pflichtfelder (PLZ, Zeitfenster, Tonnage, Referenznummer).
Duplikaterkennung
Abgleich gegen bereits erfasste Auftrags- und Avisnummern im System.
Disponenten-Prüfung
Übersichtliche Prüfmaske. 1-Klick-Freigabe bei vollständigen Daten.
TMS-Übergabe
Automatischer Import in WinSped, CarLo, Dispo-Master oder Schnittstelle.
Archivierung
Revisionssichere Ablage des Original-PDFs und Bestätigungs-Logging.
End-to-End Transportauftrags-Workflow
Vollständiges Flussdiagramm: Eingangspostfach -> OCR/Parser -> Validierungsregeln -> Disponenten-Interface -> TMS-Import (API / Hotfolder).
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Strukturierte Datenextraktion
Präzise Frachtdaten ohne Raten und Halluzinationen
Jedes transportrelevante Detail wird systematisch erkannt, normalisiert und auf Plausibilität geprüft. Fehlt ein Pflichtwert, schlägt das System Alarm.
Systematisch erfasste Auftragsfelder
- ✓Referenznummer / Auftrags-ID
- ✓Auftraggeber / Verlader
- ✓Avisnummer / Frachtvertrags-Nr.
- ✓Firmenname & Werk
- ✓Straße & Hausnummer
- ✓PLZ, Ort & Land
- ✓Ladedatum & Zeitfenster
- ✓Empfänger-Firmenname
- ✓Straße & Hausnummer
- ✓PLZ, Ort & Land
- ✓Entladedatum & Zeitfenster
- ✓Frachtgut / Warenbezeichnung
- ✓Gewicht (kg/t)
- ✓Stellplätze / Palettenanzahl
- ✓Lademeter (LDM)
- ✓Planenauflieger / Curtainsider
- ✓Koffer / Box / Edscha
- ✓Ladebordwand / Hebebühne
- ✓Temperaturanforderung (Kühl/Thermo)
- ✓Vereinbarter Frachtpreis & Währung
- ✓ADR / Gefahrgutklasse & UN-Nummer
- ✓Besondere Weisungen & Fixtermine
- ✓Zoll- & Begleitpapiere
Muster-Frachtauftrag & Live-Extraktion
Visualisierung eines typischen Transportauftrags-PDFs: Adressblöcke, Zeitfenster, Gewichte und Frachtpreise werden farbig hervorgehoben und strukturiert gegenübergestellt.
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Was passiert bei fehlenden oder unleserlichen Angaben?
Das System rät niemals. Es kontaktiert niemals eigenmächtig Ihren Verlader. Fehlt beispielsweise das Entladezeitfenster, wird das Feld im Prüfcockpit rot markiert:
Der Disponent sieht die Stelle im Original-PDF mit einem Klick und entscheidet souverän.
Volle Kontrolle
Human-in-the-Loop: Automatisierung ohne Kontrollverlust
Die KI erledigt die zeitraubende Vorarbeit. Die operative Freigabe verbleibt zu 100 % in den Händen Ihrer erfahrenen Disponenten.
Vorarbeit in Sekunden
Liest Belege, normalisiert Adressen und prüft Vollständigkeit automatisch im Hintergrund.
- ⚡ PDF-Texte & Scans lesen (OCR)
- ⚡ Ladestellen & Termine extrahieren
- ⚡ Plausibilität & Duplikate prüfen
- ⚡ TMS-Importpaket zusammenstellen
Souveräne Freigabe
Prüft das vorbefüllte Formular mit einem Blick auf das Originaldokument und bestätigt per Klick.
- ✓ 1-Klick-Bestätigung bei Standardfällen
- ✓ Schnelle Korrektur bei Unklarheiten
- ✓ Letzte Entscheidung über Konditionen
- ✓ Volle Weisungsbefugnis gewahrt
Fertig angelegter Auftrag
Empfängt den sauberen Frachtauftrag direkt über Schnittstelle, Hotfolder oder CSV/XML.
- ✓ Keine Tippfehler bei PLZ & Ort
- ✓ Genaue Gewichte & Lademeter
- ✓ Sofort bereit für die Tourenplanung
- ✓ Archiviertes PDF direkt verlinkt
Die KI lehnt niemals eigenständig Frachtaufträge ab.
Selbst wenn ein Dokument unleserlich ist, ein unmöglicher Preis genannt wird oder Pflichtdaten fehlen: Der Workflow bricht nicht ab und verwirft den Auftrag nicht. Er markiert ihn zur menschlichen Klärung: Fehler → Prüfung erforderlich → Disponent entscheidet.
Human-in-the-Loop live erleben
Testen Sie, wie unvollständige oder unsichere Vorgänge zur manuellen Prüfung zurückgestellt werden und ein Mitarbeiter die Freigabe kontrolliert.
Systemlandschaft
Nahtlose Anbindung an bestehende Speditions- & TMS-Software
Verbinden Sie Ihre Frachtquellen mit Ihrem Transportmanagementsystem. Flexible Schnittstellen ermöglichen die Integration fast jeder etablierten Branchenlösung.
Frachtenbörsen & E-Mails
Empfang von Frachtverträgen über zentrale Mailboxen oder Börsen-Exporte.
- ✓TimoCom Frachtenbörse
- ✓Transporeon
- ✓Direkt-E-Mails von Verladern
- ✓Kunden-Portale
Transportmanagement (TMS)
Anbindung an gängige deutsche und europäische Logistik-Software.
- ✓WinSped (LIS AG)
- ✓Soloplan CarLo
- ✓modulon
- ✓Dispo-Master
- ✓Eigenentwicklungen
Flexible Übergabeoptionen
Ob moderne Cloud-API oder bewährter Dateiaustausch via Netzwerkordner.
- ✓REST API & Webhooks
- ✓XML-Schnittstelle
- ✓Strukturierte CSV / Excel-Formate
- ✓JSON-Payloads
- ✓Hotfolder / Verzeichnis-Überwachung
🔌 „Kein API? Kein Problem.“
Viele klassische Speditionsprogramme verfügen über keine offene Cloud-API. Das ist keine Hürde: Über automatisierte Hotfolder (Verzeichnis-Überwachung) oder strukturierte CSV/XML-Dateien übernimmt das TMS neue Aufträge genauso reibungslos.
🏢 „Ihr TMS ist nicht aufgeführt? Kein Problem.“
Wenn Ihr System einen automatisierten Datei-Import (CSV/XML) oder eine Schnittstelle unterstützt, binden wir es im Rahmen der Einrichtung an. Wir prüfen die Schnittstellenkompatibilität im Vorfeld unverbindlich für Sie.
TMS-Integrationsarchitektur & Konnektoren
Schnittstellendiagramm: Fracht-E-Mail -> KI-Sidecar -> Hotfolder / REST-API / XML -> WinSped / CarLo / TMS.
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Architektur-Prinzip
Ihr bestehendes TMS bleibt. Wir automatisieren die Auftragserfassung daneben.
Kein kostspieliger Softwarewechsel, keine Umschulung Ihrer Mitarbeiter. Das Sidecar dockt als schlanke Intelligenzschicht an Ihre vorhandenen Systeme an.
Warum ein TMS-Austausch der falsche Weg ist:
Ihr Transportmanagementsystem ist das Herzstück Ihrer Spedition. Darin stecken jahrelang gewachsene Tarife, Kundenstammdaten, Telematik-Verknüpfungen und Abrechnungsregeln. Ein Systemwechsel kostet sechsstellige Summen und birgt enorme Ausfallrisiken.
Sidecar-Architektur im Speditionsbetrieb
Architekturübersicht: Eingehende PDF-Aufträge fließen ins KW Automation Sidecar (Hetzner Cloud Frankfurt), werden geprüft und sauber an das lokale oder gehostete TMS übergeben.
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Zielgruppe & Leistungsgrenzen
Für wen KI-Auftragserfassung TSL entwickelt wurde
Passgenau für den deutschen Speditions-Mittelstand. Ehrliche Grenzen für maximale operative Zuverlässigkeit.
Speditionen & Transportunternehmen
Das System entfaltet seinen größten wirtschaftlichen Hebel bei etablierten Flotten und festen Dispo-Teams:
Was wir bewusst NICHT machen:
Wir versprechen keine Science-Fiction, sondern ein stabiles Werkzeug für den realen Alltag:
- ✕Keine autonome Tourenplanung: Die Zuordnung von LKW und Touren bleibt beim Disponenten.
- ✕Kein automatisches Preisfeilschen: Frachtverhandlungen führt weiterhin Ihr Team.
- ✕Kein automatisches Auftragsstorno: Das System weist niemals eigenständig Aufträge ab.
- ✕Kein Ersetzen des Menschen: Das Ziel ist die Beseitigung stumpfer Tipparbeit, nicht der Abbau von Fachkräften.
Transparente Investition
Feste Preise in EUR – keine versteckten Kosten
Einmalige Einrichtung inklusive Schnittstellenanbindung an Ihr TMS sowie planbare monatliche Betriebspauschale.
Kompakt
Ideal für kleinere Speditionen und Teams mit bis zu 300 Transportaufträgen pro Monat.
- ✓ 1 zentrales Dispo-Postfach (IMAP)
- ✓ Digitale PDFs & Belegscans (OCR)
- ✓ Extraktion von Lade-, Entlade- & Frachtdaten
- ✓ Automatische Plausibilitäts- & Duplikatprüfung
- ✓ Human-in-the-Loop Cockpit für Disponenten
- ✓ TMS-Import (Hotfolder, CSV/XML oder API)
- ✓ 24/7 Servermonitoring & technischer Support
Pro
Für wachsende Speditionen mit mehreren Disponenten und bis zu 1.000 Aufträgen pro Monat.
- ✓ Alle Leistungen aus Kompakt
- ✓ Mehrere Dispo-Postfächer / Niederlassungen
- ✓ Erweiterte ADR- & Gefahrgut-Validierungsregeln
- ✓ Direkte bidirektionale REST-API / Webhook-Anbindung
- ✓ Höhere OCR-Verarbeitungskapazitäten
- ✓ Priorisierter telefonischer & Ticket-Support
Enterprise
Für größere Logistikzentren, Frachtennetzwerke oder über 1.000 Aufträge monatlich.
- ✓ Unbegrenzte Dispo-Eingänge & Mandanten
- ✓ Kundenspezifische TMS-Altsystem-Konnektoren
- ✓ Dedizierte Serverinstanz auf Hetzner DE
- ✓ Optionaler Auto-Pass für Standardverlader
- ✓ 24/7 Notfall-SLA mit Reaktionszeit < 2h
Schnelle Implementierung: 10–14 Werktage
Nach Bereitstellung von 5–10 anonymisierten Beispielaufträgen und TMS-Parametern ist Ihr System innerhalb von 10 bis 14 Werktagen eingerichtet und produktiv.
3-Minuten Readiness-Check
KI-Auftragserfassung für Ihre Spedition konfigurieren
Geben Sie Ihr Belegvolumen und Ihr vorhandenes TMS an. Sie erhalten sofort ein transparentes Angebot und können optional Test-PDFs für eine unverbindliche Musteranalyse einreichen.
Schritt 1: Wie viele Transportaufträge verarbeiten Sie monatlich?
Einführung & Onboarding
In 10–14 Werktagen produktiv – ohne IT-Großprojekt
Schnelle Einführung dank Sidecar-Architektur. Sie müssen keine Server kaufen und keine neuen Programme für Fahrer oder Disponenten schulen.
Was Ihre Spedition vorbereitet:
- 1.5–10 anonymisierte Beispielaufträge: Typische PDFs von Ihren Stamm-Verladern und Frachtenbörsen zur Konfiguration des Parsers.
- 2.Dispo-Postfach: Dedizierte Adresse (z. B.
auftrag@spedition-muster.de) oder IMAP-Weiterleitung. - 3.TMS-Schnittstellenparameter: Formatbeschreibung des Datei-Imports (XML/CSV) oder API-Zugang.
- 4.Verantwortlicher Ansprechpartner: Lead-Disponent oder IT-Beauftragter für den 15-minütigen Testlauf.
Was Sie verbindlich erhalten:
- ✓ Isoliertes Sidecar auf deutschem Hetzner-Server
- ✓ Eingerichteter E-Mail-Listener für Frachtaufträge
- ✓ OCR-Texterkennung für unstrukturierte PDFs & Scans
- ✓ Plausibilitäts- & Vollständigkeitsprüfung
- ✓ Human-in-the-Loop Cockpit für 1-Klick-Freigaben
- ✓ TMS-Importanbindung (Hotfolder / API / XML)
- ✓ Revisionssichere Archivierung der Original-PDFs
- ✓ 24/7 Monitoring & Support gemäß SLA
Datenschutz & Betrieb
Sicherheit, deutsches Hosting und Frachtgeheimnis
Transportdaten und Frachtkonditionen sind geschäftskritische Betriebsgeheimnisse. Wir verarbeiten Ihre Daten nach strengsten europäischen Standards.
Deutsches Hosting & Vertraulichkeit
Alle Instanzen laufen in ISO/IEC-27001-zertifizierten Rechenzentren von Hetzner in Frankfurt am Main. Ihre sensiblen Frachtraten, Verladeradressen und Volumina verlassen zu keinem Zeitpunkt den europäischen Rechtsraum.
- ✓ Vollständiger AV-Vertrag (Art. 28 DSGVO)
- ✓ Mandantenspezifische, isolierte Datenverarbeitung
- ✓ Ende-zu-Ende TLS 1.3 Verschlüsselung
Kein KI-Training mit Ihren Frachtdaten
Wir nutzen Schnittstellen mit vertraglich garantierter Zero Data Retention: Ihre Frachtverträge, Kundenbeziehungen und Preise werden niemals für das Training öffentlicher KI-Modelle gespeichert oder verwendet.
- ✓ Reines Echtzeit-Parsing zur Datengewinnung
- ✓ Queue-Puffer bei vorübergehendem TMS-Wartungsfenster
- ✓ 24/7 Monitoring der Schnittstellen & Postfächer
Häufig gestellte Fragen
FAQ: KI-Auftragserfassung TSL
Antworten auf die wichtigsten Fragen zur TMS-Kompatibilität, Kontrollmechanismen und Projektablauf.