Intelligente E-Mail-Klassifizierung, Vorerfassung & Ticket-Routing.
Eingehende Kunden- und Serviceanfragen automatisch erfassen, nach Dringlichkeit priorisieren, strukturierte Daten extrahieren und perfekte Antwortentwürfe vorbereiten – direkt in Ihrem bestehenden E-Mail- oder Ticket-System.
„Ihre Fachkräfte wurden eingestellt, um Kundenprobleme zu lösen – nicht um den ganzen Tag E-Mails manuell zu sortieren, Daten abzutippen und Tickets anzulegen.“
Die KI ersetzt nicht den Mitarbeiter. Sie erledigt die zeitraubende vorbereitende Büroarbeit.
Ihre besten Fachkräfte ersticken in manueller E-Mail-Sortierung.
Wenn Kundenanfragen in gemeinsamen Postfächern landen, verbringen qualifizierte Teams wertvolle Arbeitsstunden mit administrativer Vorarbeit statt mit Kundenbetreuung und Problemlösung.
Kritische Störungen gehen in der Masse unter
In überfüllten Postfächern liegt die dringende Maschinenstörung oder Transportreklamation stundenlang hinter harmlosen Routinefragen – weil niemand die Zeit hat, jede E-Mail sofort zu scannen.
Endloses E-Mail-Ping-Pong um Pflichtdaten
Kunden melden Probleme oft ohne Auftrags-, Rechnungs- oder Seriennummer. Ihre Mitarbeiter müssen manuell Standardnachfragen verfassen, bevor der Fall überhaupt bearbeitet werden kann.
Manuelle Doppelarbeit & falsches Routing
Kontaktdaten, Fehlermeldungen und Vorgangsnummern werden zeitraubend von Hand ins Ticketsystem kopiert. Vertriebsanfragen landen im Support, Reklamationen in der Buchhaltung.
Automatische Vorarbeit. Volle menschliche Entscheidungskraft.
Unsere KI-Serviceassistenz liest E-Mails sekundenschnell, ordnet sie den 5 B2B-Kategorien zu, vergibt Prioritäten 1 bis 4, fordert fehlende Pflichtangaben sofort standardisiert an und stellt Ihrem Team fertige Antwortentwürfe direkt im Ticket bereit.
Von der unstrukturierten E-Mail zum freigabefertigen Ticket in Sekunden.
Die Prozesskette verbindet Eingang, Priorisierung, Datenextraktion und Antwortvorbereitung in einem lückenlos nachvollziehbaren Ablauf.
Eingang & Empfang
Anfragen treffen über IMAP, Microsoft 365 Exchange oder Webhooks Ihres Kontaktformulars ein. Anhänge (PDF, Bild, Lieferschein) werden automatisch erfasst.
Intent & Prioritäts-Scoring (1–4)
Das Kernanliegen wird semantisch verstanden. Kritische Betriebsstörungen und Reklamationen erhalten sofort Priorität 1 oder 2, Standardfragen Prio 3 oder 4.
Datenextraktion & Pflichtfeld-Check
Name, Firma, Kundennummer, Auftrags- oder Rechnungsnummer werden strukturiert ausgelesen. Fehlen zwingende Daten, wird eine höfliche Nachforderung vorbereitet.
5-Kategorien-Zuordnung
Eindeutige Klassifizierung in: Auftragsstatus, Reklamation/Störung, Rechnungsfragen, Vertriebsanfrage oder Allgemeine/Technische Anfrage.
Antwortentwurf („Draft Mode“)
Die KI generiert einen fundierten, bezugnehmenden Antwortentwurf im Ticket. Keine Blindbeantwortung – der Entwurf wartet montagefertig auf Prüfung.
Human Approval & Übergabe
Ihr Sachbearbeiter sieht im gewohnten Ticket (Zendesk, Jira, Freshdesk, Outlook) den Fall, die extrahierten Daten und den Entwurf: Prüfen, anpassen oder mit 1 Klick senden.
Architektur: End-to-End Workflow & Pipeline
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]5 definierte B2B-Kategorien & Prioritäts-Scoring von 1 bis 4.
Jede eingehende Nachricht wird in Sekundenschnelle semantisch analysiert, eindeutig klassifiziert und nach geschäftlicher Dringlichkeit priorisiert.
01 — Auftrags- & Statusanfrage
Beschreibung
Typische Anfragen nach Lieferterminen, Tracking-Links, Versandstatus oder Bearbeitungsständen laufender Aufträge.
Automatisch extrahierte Datenfelder
Prüft Status im ERP/Warenwirtschaft, bereitet präzisen Statusbericht vor.
Das 4-Stufen-Dringlichkeitsmodell
Bei Klassifizierungsunsicherheiten wird automatisch der Flag „Prüfung erforderlich“ gesetzt – keine Fehlentscheidungen.
Kritisch / Akuter Ausfall
Produktionsstillstand, akute Lieferblockade, Totalausfall. Sofortige Push-Benachrichtigung an Teamleitung.
Hoch / Zeitkritisch
Reklamation mit Fristdruck, Neukunden-Projektanfrage. Vorrangige Einreihung in die Bearbeitungswarteschlange.
Normal / Standard
Standard-Geschäftsvorfälle, Rechnungsfragen, gewöhnliche Statusnachfragen. Standard-SLA.
Niedrig / Allgemein
Allgemeine Hinweise, Feedback, unkritische Belegnachfragen ohne Termindruck.
Klassifizierungs-Matrix & Prioritäts-Scoring
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Strikter Entwurfsmodus. Keine unkontrollierten KI-Entscheidungen.
Wir automatisieren Vorbereitung und Datenstrukturierung – niemals Ihre geschäftliche Verantwortung. Ihr Team behält bei jedem Kundenkontakt die letzte Entscheidung.
Genau 2 autonome E-Mail-Typen
Um Kundenfrust und Verzögerungen zu minimieren, sind ausschließlich zwei standardisierte Benachrichtigungen ohne vorherige Sachbearbeiter-Prüfung zugelassen:
Bestätigt den Empfang innerhalb von 60 Sekunden und nennt die offizielle Referenznummer für eventuelle Rückfragen.
Wenn z. B. eine Reklamation ohne Belegnummer eingeht:
Was die KI NIEMALS entscheidet
Alle inhaltlichen Antworten werden ausschließlich als Entwurf („Draft“) vorbereitet. Folgende Themenbereiche sind für autonome Antworten kategorisch gesperrt:
- ✕Keine Preis- oder Rabattzusagen: Angebote und Nachlässe bedürfen immer menschlicher Freigabe.
- ✕Keine Kulanz- oder Schadensanerkennung: Haftung und Gewährleistung werden niemals automatisiert bestätigt.
- ✕Keine Vertragsänderungen: Kündigungen, Laufzeitverlängerungen oder AGB-Verhandlungen erfordern Sachbearbeiter.
- ✕Keine rechtlichen oder steuerlichen Zusagen: Bei steuerlichen Rückfragen erfolgt reines Routing an die Buchhaltung.
Human-in-the-Loop live erleben
Testen Sie, wie unvollständige oder unsichere Vorgänge zur manuellen Prüfung zurückgestellt werden und ein Mitarbeiter die Freigabe kontrolliert.
Ihr bestehendes Ticketsystem bleibt. Wir automatisieren die Arbeit darum herum.
Keine kostspielige Systemumstellung und keine Umschulung Ihrer Mitarbeiter. Die KI-Serviceassistenz dockt als intelligentes Sidecar-Modul an Ihre vorhandene Software an.
Zendesk Support
TicketsystemAutomatische Ticket-Erstellung, Prio-Tagging, Custom-Fields-Befüllung und vorbereitete interne Entwürfe.
Freshdesk
TicketsystemNahtlose Integration in Gruppen, automatische Zuweisung nach Kategorie und vorbereitete Antwort-Drafts.
Jira Service Management
ITSM & ServiceErzeugung von Service-Requests oder Incidents inklusive SLA-Priorisierung und Attribut-Zuordnung.
HubSpot Service Hub
CRM & ServiceErstellung von Support-Tickets verknüpft mit bestehenden Kontakten, Firmen und Vertriebsdeals.
Microsoft 365 / Exchange
Groupware / MailDirekte Anbindung an geteilte Postfächer (Shared Mailbox wie service@ oder support@) via Graph API oder IMAP.
REST API & Webhooks
SchnittstelleFlexibler Datenimport und -export für proprietäre B2B-Kundenportale und ERP-Systeme.
Intelligentes Ticket-Routing
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Sidecar-Prinzip im Support
[Wird durch freigegebenes Grafik-Asset ersetzt]Feste Pauschalen. Keine versteckten Token-Kosten.
Kalkulierbare Festpreise für den deutschen Mittelstand. Berechenbare monatliche Betriebskosten ohne böse Überraschungen – flexibel monatlich kündbar.
Standard
Ideal für kleine Serviceteams, die ihr zentrales Postfach von manueller Triage befreien möchten.
- ✓Bis 500 Anfragen / Monat
- ✓1 Postfach / Kanal (z. B. service@)
- ✓Alle 5 B2B-Standardkategorien
- ✓Prioritäts-Scoring (Prio 1 bis 4)
- ✓Antwortentwurf („Draft Mode“) im Ticket
- ✓Anbindung an Zendesk, Jira, Freshdesk o. ä.
- ✓DSGVO-Hosting: Hetzner Frankfurt
Pro
Für professionelle Supportorganisationen mit mehreren Eingangskanälen und Pflichtfeld-Prüfung.
- ✓Bis 2.000 Anfragen / Monat
- ✓Bis zu 3 Postfächer / Kanäle (z. B. service@, support@, Web)
- ✓Individuelle Zusatzkategorien & Routing-Regeln
- ✓Automatische Nachforderung fehlender Pflichtdaten
- ✓CRM-Abgleich (Kundennummer & Firmendaten)
- ✓Wissensbasis-Integration für fundierte Entwürfe
- ✓Prioritärer Support mit 4h SLA
Enterprise
Für Großunternehmen mit Multi-Mandanten-Bedarf, ERP-Tiefenintegration oder On-Premise-Anforderungen.
- ✓Mehr als 2.000 Anfragen / Monat
- ✓Unbegrenzte Kanäle & Postfächer
- ✓Tiefenintegration in SAP, Navision, proALPHA
- ✓Dedizierte Instanz oder On-Premise/Private-Cloud
- ✓Individuelle AV-Vertrags- & Compliance-Klauseln
- ✓Dedizierter Solution Engineer & Telefon-Support
Online-Konfigurator & Sofort-Angebot
In 3 Minuten zu Ihrem Festpreis-Angebot
Wählen Sie Ihr monatliches Anfrage-Volumen, Eingangskanäle und Zielsysteme. Sie erhalten sofort eine verbindliche Preiskalkulation als PDF.
In 5 klaren Schritten live in 5 bis 10 Werktagen.
Keine monatelangen IT-Großprojekte. Sie bereiten wenige Daten vor – wir übernehmen Konfiguration, Training und technische Integration.
Postfach-Zugang oder Weiterleitung
Einrichtung einer automatischen Weiterleitungsregel oder Bereitstellung eines IMAP/Graph-API-Zugangs für Ihr Zielpostfach (z. B. service@firma.de).
API-Schlüssel für Ticketsystem / CRM
Erstellung eines Service-Benutzers oder API-Tokens in Ihrem bestehenden Zendesk, Freshdesk, Jira oder HubSpot zur Ticketerstellung.
20–50 anonymisierte Beispielanfragen
Reale E-Mails aus Ihrem Tagesgeschäft zur Kalibrierung der 5 Kategorien, Triage-Schwellenwerte und des Firmen-Sprachstils.
Definition der Pflichtfelder & Prio-Regeln
Festlegung, welche Angaben für Reklamationen zwingend erforderlich sind (z. B. Auftrags- oder Seriennummer) und wer bei Prio 1 informiert wird.
30-Minuten Onboarding & Go-Live
Gemeinsamer Testlauf in einer Staging-Umgebung, Überprüfung der ersten Antwortentwürfe und Übergabe in den regulären Produktivbetrieb.
Produktivstart in maximal 10 Werktagen
Sobald die 5 Voraussetzungen vorliegen, konfigurieren wir Ihre Workflows, trainieren die Klassifikatoren und stellen die Schnittstellen bereit.
Datenschutz nach deutschen Standards.
Wir verarbeiten Kundendaten im B2B-Support mit höchster Sorgfalt, transparenter Infrastruktur und vollständiger Rechtskonformität.
Hosting in Deutschland (Hetzner Frankfurt)
Alle Server und Integrations-Workflows laufen in nach ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren in Frankfurt am Main.
Zero Data Retention (Kein KI-Training)
Ihre Kundendaten und Support-Inhalte werden zu keinem Zeitpunkt für das Training öffentlicher oder privater Sprachmodelle genutzt.
Automatisierte PII-Filterung & Maskierung
Personenbezogene Kontaktdaten werden strukturiert verarbeitet und niemals unverschlüsselt an Dritte weitergeleitet.
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Wir stellen Ihnen mit Bereitstellung einen rechtssicheren Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive technisch-organisatorischer Maßnahmen (TOM) bereit.
Antworten zur KI-Serviceassistenz B2B.
Kompakte Klarheit über Funktionsweise, Freigabeprozesse und technische Integration.