Intelligentes Document Routing für den Mittelstand
Eingehende Geschäftsbelege, Verträge und Lieferscheine automatisch erfassen, per OCR und Layout-KI klassifizieren und regelbasiert in Ihren bestehenden Ordner- und DMS-Strukturen ablegen – ohne manuelles Sortieren und Umbenennen.
Dockt direkt an SharePoint, ELO, DATEV oder Cloud-Ordner an.
Originaldateien bleiben bit-identisch. SHA-256 gesichert.
Hosting in Frankfurt am Main mit Zero Data Retention.
Niemals blind raten. Unsichere Belege gehen in die Sichtprüfung.
Herausforderung im Mittelstand
Manuelle Dokumententriage bindet wertvolle Fachkräfte
Täglich treffen hunderte Belege unstrukturiert über E-Mail, Scan-Ordner und Portale ein. Das manuelle Sichten, Umbenennen und Ablegen erzeugt hohe Kosten und gefährliche Fehler.
- ✕Manuelles Umbenennen nach Gutdünken:Dateien heißen
Scan_20261001.pdfoderRechnung_neu.pdf. Jeder Mitarbeiter benennt Belege anders. - ✕Falschablage & ewige Suchzeiten:Wichtige Lieferscheine landen im falschen Kundenordner oder bleiben im persönlichen Postfach eines abwesenden Sachbearbeiters liegen.
- ✕Skontofristen verstreichen ungenutzt:Bis Eingangsrechnungen bei der Buchhaltung ankommen, sind wertvolle Skontofristen abgelaufen oder erste Mahnstufen erreicht.
- ✕Unbemerkte Belegduplikate:Kunden senden denselben Beleg per Mail und per Postscan. Beide werden separat verarbeitet und doppelt gebucht.
- ✓Normiertes Dateinamensschema:Jedes Dokument wird atomar und reproduzierbar nach Schema
YYYY-MM-DD_[TYP]_[PARTNER]_[NUMMER].pdfbenannt. - ✓Zielgenaues Ordner-Routing:Automatische Ablage in Buchhaltung, Einkauf, Logistik oder Vertragswesen in SharePoint, ELO oder DATEV.
- ✓Bit-identische Originale & Sidecar-JSON:Das Original-PDF bleibt unverändert. Parallel entsteht eine maschinenlesbare JSON-Datei mit allen Kopf- und Summdaten.
- ✓2-Stufen-Duplikaterkennung:Exakte SHA-256 Hashes und semantischer Belegabgleich isolieren Duplikate verlässlich in
_Duplikate/.
„Das System schickt im Zweifel lieber ein Dokument zu viel zur manuellen Prüfung, als ein Dokument mit falschen Daten oder in den falschen Fachordner zu routen.“
Keine KI-Halluzinationen · Keine willkürliche Ablage · Strikte mathematische Guardrails
Die Sidecar-Pipeline
In 6 deterministischen Schritten vom Eingang zum Zielordner
Jedes Dokument durchläuft eine lückenlos überwachte Verarbeitungs-Pipeline mit harten Schwellenwerten und mathematischen Guardrails.
Eingang & Integritäts-Hash
Multi-Channel Erfassung & SHA-256
Verbindliche Prüfschritte & Aktionen:
- ▶Eingang über M365, IMAP, SharePoint, Google Drive, SFTP oder Scan-to-Mail.
- ▶Berechnung des kryptografischen SHA-256 Prüfwerts zur lückenlosen Bit-Identitätsprüfung.
- ▶Prüfung auf Dateilimits (max. 50 MB, max. 100 Seiten) und zulässige Formate (PDF, TIFF, JPG, PNG).
- ▶Zuweisung einer eindeutigen Transaktions-ID für den unveränderbaren Audit-Trail.
> RECEIVE: m365_exchange (inbox/rechnungen)
> FILE: Eingangsrechnung_2026_MusterGmbH.pdf (1.42 MB, 2 Seiten)
> SHA-256: 7f83b1657ff1fc53b92dc18148a1d65dfc2d4b1f... [OK]
> LIMITS: 1.42 MB < 50 MB, 2 S. < 100 S. [PASSED]
> ASSIGN_TX: tx_20261001_8b7e21
Eingangskanäle & Formate
Nahtloser Empfang über alle bestehenden Posteingänge
Keine Umstellung für Kunden, Lieferanten oder Mitarbeiter. Der Sidecar dockt an Ihre bestehende Mail- und Cloud-Infrastruktur an.
Microsoft 365 Exchange
Direkte Anbindung an Rechnungs- oder Posteingangspostfächer via Graph API (OAuth 2.0).
IMAP Postfächer
Kompatibel mit allen gängigen Mailservern, Hosted Exchange, IONOS, Strato u. a.
SharePoint Online Hotfolder
Überwachung zentraler Eingangsbibliotheken mit automatischem Abgriff.
OneDrive for Business
Dedizierte Upload-Verzeichnisse für Abteilungen oder Niederlassungen.
Google Drive Hotfolder
Automatische Ordnerüberwachung innerhalb von Google Workspace.
Web-Upload & REST-Webhook
Sichere HTTPS-Schnittstelle für Portale, Lieferanten oder Webformulare.
SFTP Server
Verschlüsselter File-Transfer via SSHv2 mit Key-Authentifizierung.
FTPS Server
TLS-verschlüsseltes FTP für bestehende B2B-Datenaustausch-Pipelines.
Multifunktionsgeräte & Netzwerkscanner
Sie benötigen keine Vor-Ort-Software auf einzelnen Arbeitsplatz-PCs. Der Sidecar bindet vorhandene Kopierer und Tischscanner rein netzwerkbasiert ein:
scan@firma.de).SMB/CIFS, Vor-Ort-Agenten & SAP IDoc
Für komplexe Konzernumgebungen, abgeschottete Firmennetze und bestehende SAP-Installationen:
PDF (Textlayer & Bildscan) · Multi-Page TIFF · JPEG / JPG · PNG
Max. 50 MB Dateigröße · Max. 100 Seiten pro Einzeldokument · Keine editierbaren Office-Dateien (DOCX/XLSX) im Standard
Dokumentkategorien & KI-Klassifizierung
6 standardisierte Dokumenttypen für Ihre Geschäftsprozesse
Jedes Dokument wird anhand von Textinhalt, strukturellem Layout und Schlüsselbegriffen eindeutig typisiert – mit strikten mathematischen Confidence-Schwellenwerten.
Eingangsrechnung & Gutschrift
Handelsrechnungen, Teilrechnungen, Schlussrechnungen und Gutschriften mit automatischer Vorzeichenerkennung.
Lieferschein & Frachtbrief (CMR)
Warenbegleitscheine, Speditions-Frachtbriefe, CMR-Dokumente und Übergabeprotokolle mit Bestellbezug.
Bestellung / Einkaufsbeleg (PO)
Eingehende Kundenbestellungen oder ausgehende Einkaufsbelege zur Verknüpfung mit Folgeprozessen.
Auftragsbestätigung (AB)
Bestätigungen von Lieferanten mit Soll-Terminen, Preisen und verbindlichen Konditionen.
Vertrag & Vereinbarung
Dienstleistungsverträge, NDAs, Rahmenverträge, Nachträge und AV-Vereinbarungen.
Mahnung & Zahlungserinnerung
Zahlungsaufforderungen aller Mahnstufen mit Verzugszinsen und sofortiger Dringlichkeitsbewertung.
Verbindliche mathematische Einstufungslogik
Eindeutiger Belegtyp erkannt. Dokument wird zur automatischen Feldextraktion und zum Weiter-Routing freigegeben.
Typ mit hoher Wahrscheinlichkeit erkannt, aber unterhalb der Freigabegrenze. Status review_required.
Dokumenttyp nicht sicher ermittelbar. Sofortige Weiterleitung an _Zur_Pruefung/. Niemals blind routen.
OCR & Metadatenmodell
Präzise Texterkennung & 4-Ebenen Metadatenextraktion
Moderne digitale Belege werden verlustfrei aus dem Textlayer extrahiert. Bildscans durchlaufen automatischen Deskew und Vision-Parsing. Jedes Einzelfeld erhält ein eigenes Confidence-Scoring.
Direkte Textlayer-Extraktion
Enthält das Dokument einen nativen Textlayer (z. B. aus ERP, Word oder Faktura exportiert), liest die Pipeline den Text direkt und mit 100 % Zeichengenauigkeit aus dem Dokumenten-DOM aus.
Bildvorverarbeitung & Layout-OCR
Gescannte Dokumente und Fotos durchlaufen automatisches Deskew (Begradigung), Kontrastnormalisierung und Auflösungsskalierung vor der Übergabe an das visuelle Sprachmodell.
Das 4-Ebenen-Metadatenmodell
Strukturierte Aufbereitung aller extrahierten Beleginformationen für nahtlose Weiterverarbeitung.
System-Kopfdaten
- • document_type
- • document_date
- • language (de, en, ...)
- • sender_name
- • recipient_name
- • source_channel
- • file_sha256
- • page_count
Pflicht-Fachdaten
- • invoice_number
- • total_net / total_gross
- • tax_amount / tax_rate
- • currency (EUR, USD, ...)
- • due_date (Zahlungsziel)
- • delivery_note_number
- • order_reference
Zusatz-Attribute
- • vat_id (USt-IdNr.)
- • customer_number
- • service_date (Leistung)
- • iban / bic
- • tracking_number
- • contract_term_months
- • reminder_level (Mahnung)
ERP- & Buchungsdaten
- • cost_center (Kostenstelle)
- • company_code (Konzern)
- • gl_account_suggestion
- • structured_line_items
- • custom_attributes
- • multi_entity_id
Ein hoher Gesamtwert ersetzt niemals die Einzelprüfung. Jedes Pflichtfeld muss seinen eigenen Schwellenwert bestehen:
Jedes untersuchte Datenfeld wird mit einem eindeutigen Zustand im JSON-Datenmodell protokolliert:
Deterministische Guardrails
Mathematik schlägt KI: Verlässliche Prüfregeln vor jedem Routing
Keine künstliche Intelligenz entscheidet eigenmächtig über Rechnungsbeträge. Deterministische Formeln, Handschrift-Sperren und 2-Stufen-Duplikatprüfungen verhindern Falschbuchungen.
Mathematische Summenprüfung
Jede Rechnung muss die kaufmännische Grundformel exakt erfüllen. Es gibt kein Tolerieren von Rechenfehlern:
Handschrift-Sperre in Kernfeldern
Handschriftliche Ergänzungen in Rechnungsbeträgen, Rechnungsnummern oder Kontodaten bergen hohes Betrugs- und Leserisiko.
review_required.2-Stufen Duplikaterkennung
Verhindert doppelte Zahlungen und redundante Ablagen bei mehrfachem Dokumenteneingang:
Was geschieht bei Validierungsfehlern?
Stimmt die Rechnungsmathematik nicht (VALIDATION_CONFLICT) oder fehlt ein Pflichtfeld, wird der Beleg niemals in den Produktivordner verschoben. Er geht direkt in den Prüfordner _Zur_Pruefung/ und wird im 17:00-Uhr-Digest vermerkt.
Aktion: STOPP & REVIEW
Routing-Engine & Benennung
Das E.12 Routing Gate & Das verbindliche Dateinamensschema
Automatisches Routing ist kein Zufallsprodukt. Nur wenn alle fünf Sicherheitskriterien erfüllt sind, erzeugt die Engine normierte Dateipfade und das synchrone Sidecar-JSON.
Das E.12 Routing Gate: 5-Punkte-Freigabeprüfung
Klassifizierung
confidence ≥ 0.85
Dokumenttyp zweifelsfrei zugeordnet.
Pflichtfelder
Alle Pflichtfelder ERKANNT mit conf ≥ 0.70.
Mathematik
Netto + USt == Brutto (max. ±0,02 € Rundungstoleranz).
Duplikat-Check
Weder Hash- noch semantischer DUPLIKAT_VERDACHT.
Zielsystem-ACK
Zielordner erreichbar und Schreibberechtigung quittiert.
Deterministische & Kollisionsfreie Benennung
- ▸Beispiel:
2026-10-01_RECHNUNG_MusterGmbH_RE-10482.pdf - ▸Umlaut-Bereinigung: ä → ae, ö → oe, ü → ue, ß → ss. Erlaubt: A-Z, a-z, 0-9, -, _
- ▸Kollisionsschutz: Keine Überschreibung vorhandener Dateien. Bei Namensgleichheit wird deterministisch
_v2,_v3angehängt. - ▸Längenbegrenzung: Max. 120 Zeichen. Partnername wird nur gekürzt, wenn 120 Zeichen sonst überschritten werden.
Parallele Sidecar-JSON Metadatendatei
- ▸Original bleibt unangetastet: Das Original-PDF wird niemals gestempelt, geschwärzt oder verändert. Bit-Identität via SHA-256 garantiert.
- ▸Maschinenlesbare Begleitdatei: Neben dem PDF entsteht synchron eine gleichnamige JSON-Datei mit allen validierten Kopf-, Summen- und Routingdaten.
- ▸Sofort importierbar: DMS-Systeme, ERP-Schnittstellen oder Datenbanken können das JSON direkt ohne Re-Parsing einlesen.
Fehlende Zielunterordner werden automatisch und atomar angelegt
Beispiel: Buchhaltung/2026/Eingangsrechnungen/Muster_GmbH/ entsteht vollautomatisch, sofern der Lieferant neu ist. Niemals frei erfundene Ordnernamen. Fehlt ein Pflichtparameter, entsteht kein Ordner und das Dokument geht nach _Zur_Pruefung/.
Human-in-the-Loop
Kein blindes Vertrauen in KI: Transparente Sichtprüfung & Quarantäne
Automatisiert wird nur, was zweifelsfrei geprüft ist. Für alle Ausnahmen stehen definierte Prüfstrukturen und ein gebündelter täglicher Sammel-Digest bereit.
Strukturierte Quarantäne in Ihrem Zielsystem
Unsichere Belege werden nicht abgewiesen oder gelöscht. Sie landen wohlgeordnet in zwei dedizierten Unterordnern Ihres bestehenden Dateisystems:
_Zur_Pruefung/Für KlärfälleFür Belege mit unklarem Dokumenttyp (< 85 %), unleserlichen Pflichtfeldern, handschriftlichen Notizen oder rechnerischen Differenzen.
_Duplikate/Für DublettenFür Belege mit identischem SHA-256 Hash oder gleicher Kombination aus Typ, Lieferant und Belegnummer. Verhindert doppelte Freigaben.
Der 17:00-Uhr-Sammel-Digest für Fachkräfte
Ihre Sachbearbeiter werden nicht bei jeder einzelnen Datei mit E-Mails bombardiert. Eine E-Mail wird nur versendet, wenn echte Prüffälle anstehen:
Hallo Buchhaltung,
heute wurden 142 Dokumente verarbeitet (140 automatisch abgelegt, 2 in Prüfung):
• PRUEFEN_MATH_MISMATCH_20261001_ScanRechnung.pdf
Grund: Netto (1.000,00 €) + USt (190,00 €) != Brutto (1.200,00 €)
• PRUEFEN_CONF_LOW_20261001_Unbekanntes_Dokument.pdf
Grund: Belegtyp unklar (Confidence 52 % < 85 %)
Keine vertraulichen Belegdaten im Mailtext enthalten.
Zero Inbox-Noise: Liegen an einem Tag keine Prüffälle vor, erfolgt keine Benachrichtigung.
Human-in-the-Loop live erleben
Testen Sie, wie unvollständige oder unsichere Vorgänge zur manuellen Prüfung zurückgestellt werden und ein Mitarbeiter die Freigabe kontrolliert.
Datenschutz & Betriebssicherheit
DSGVO-orientierte Architektur & Hosting in Deutschland
Privacy-by-Design, minimale Datenhaltung und striktes Least-Privilege-Prinzip. Ihre Belege verbleiben flüchtig im Arbeitsspeicher und werden nach bestätigter Ablage sofort gelöscht.
Stateless & Zero Data Retention
Dokumente existieren nur flüchtig im RAM-Disk-Spool während der aktiven Pipeline. Sofort nach Empfangsbestätigung des Zielsystems wird die temporäre Datei unwiderruflich gelöscht.
14-Tage AES-256 Notfall-Spool
Sollte Ihr Zielsystem (z. B. SharePoint oder Cloud-Speicher) ausfallen, puffert der Sidecar Belege bis zu 14 Tage verschlüsselt mit AES-256-GCM. Nach Wiederverbindung erfolgt der Re-Run vollkommen idempotent.
Hetzner Frankfurt am Main
Betrieb in ISO-27001-zertifizierten deutschen Rechenzentren unter deutschem Recht. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Enterprise-Kunden können vollständig On-Premise hosten.
Striktes Least-Privilege-Prinzip
Der Sidecar erhält ausschließlich anwendungsspezifischen Schreib- und Lesezugriff auf die explizit konfigurierten Ordner. Keine globalen Tenant-Admin-Rechte, keine Benutzerverwaltung, keine Archiv-Löschrechte.
Minimierter Audit-Trail (JSONL)
Unveränderbares Append-Only-Logbuch. Protokolliert werden rein technische Metadaten (SHA-256 Hash, Transaktions-ID, Zeitstempel, Pfad). Niemals Belegtexte, Rechnungsbeträge oder IBANs im Systemlog.
Zweistufiges Alerting-Modell
Fachliche Prüffälle werden gebündelt im 17:00-Uhr-Digest gemeldet. Technische Infrastrukturfehler (abgelaufene Token, Zielsystem offline > 60 Min) lösen sofortige Push-Alarme an die IT-Administration aus.
Transparenzhinweis: Wir machen keine pauschalen rechtlichen Konformitätsversprechen. Die technische Architektur des Sidecars ist nach anerkannten Grundsätzen der Datensparsamkeit (Privacy-by-Design) und IT-Sicherheit konzipiert. Der konkrete Einsatz erfolgt im Rahmen eines individuellen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO.
Zielsysteme & Kompatibilität
Nahtloses Andocken an Ihre vorhandenen Datei- & DMS-Strukturen
Der Sidecar ersetzt weder SharePoint noch Ihr DMS oder ERP. Er automatisiert lediglich den mühsamen Weg dorthin.
SharePoint Online✓ Aktiv
Direktes Befüllen von Dokumentbibliotheken und automatisches Setzen von SharePoint-Metadatenspalten.
OneDrive for Business✓ Aktiv
Ablage in geteilten Teamordnern oder Abteilungsverzeichnissen.
Google Drive✓ Aktiv
Automatisierte Verteilung in Team Drives und Workspace-Ordnerstrukturen.
ELO Digital Office✓ Aktiv
Vorbereitung zur Übernahme in ELOprofessional oder ELOenterprise via Hotfolder oder API.
ecoDMS / ecoMAILZ✓ Aktiv
Ablage im ecoDMS-Inbox-Verzeichnis inklusive Metadaten-Erkennung.
Nextcloud & ownCloud✓ Aktiv
DSGVO-konforme Ablage auf On-Premise oder gehosteten Open-Source-Clouds.
DATEV Unternehmen online✓ Aktiv
Direkte Zuspielung an den DATEV Belegtransfer zur automatisierten Buchungsvorbereitung.
SAP ArchiveLink (Enterprise)✓ Aktiv
Revisionssichere Belegverknüpfung mit SAP-Buchungsbelegen via ArchiveLink.
Netzlaufwerke & SFTP✓ Aktiv
Universelle Übergabe an Windows-SMB-Freigaben, Linux-Shares und SFTP-Archive.
Ihre bestehende Ordnerstruktur und Rechteverwaltung bleiben 100 % erhalten
Sie müssen weder ein neues DMS einführen noch Mitarbeiter auf eine neue Oberfläche schulen. Alle Belege liegen dort, wo Ihre Teams sie heute schon erwarten – nur vollautomatisch und fehlerfrei sortiert.
Transparente EUR-Festpreise
Klare Paketstruktur ohne versteckte Lizenzkosten
Keine Abrechnung pro Arbeitsplatz oder Nutzer. Feste Einrichtungs- und Monatspauschalen auf Basis Ihres monatlichen Belegvolumens.
Standard
Solider EinstiegFür fokussierte Fachbereiche & KMU mit klarem Belegfokus
Alle Preise zzgl. gesetzlicher USt.
Pro
Beliebteste WahlDie Komplettlösung für Unternehmen mit vielseitigem Belegeingang
Alle Preise zzgl. gesetzlicher USt.
Enterprise
MaßgeschneidertFür Konzerne, Multi-Entity-Strukturen & höchste Compliance
Alle Preise zzgl. gesetzlicher USt.
Online-Konfigurator & Sofort-Angebot
In 3 Minuten zu Ihrem Festpreis-Angebot
Wählen Sie Ihr monatliches Belegvolumen, Dokumenttypen, Eingangskanäle und Zielsysteme. Sie erhalten sofort eine verbindliche Preiskalkulation als PDF.
Wie viele Dokumente verarbeiten Sie monatlich?
Wählen Sie Ihr geschätztes Gesamtvolumen aller Belege (Rechnungen, Lieferscheine, Verträge).
Inbetriebnahme & Begleitung
In 5 Schritten zum produktiven Poststellen-Sidecar
Kein monatelanges IT-Großprojekt. Durch standardisierte Konnektoren und klare Prüfschritte ist Ihr intelligentes Document Routing in 5 bis 10 Werktagen live.
Anforderungsanalyse & Belegstichprobe
Wir sichten gemeinsam ca. 20–50 typische Belege aus Ihrer Praxis, definieren die gewünschten Zielordner-Schablonen und legen die relevanten Pflichtfelder fest.
Sichere Konfiguration & Credentials
Einrichtung der Least-Privilege-Schnittstellen (M365 App Registration, SharePoint Folder, SFTP-Keys). Alle Zugangsdaten werden AES-256 verschlüsselt im Credential Vault hinterlegt.
Shadow Run & Validierungs-Test
Die Pipeline verarbeitet einen Testbestand historischer Belege im parallelen Schattenbetrieb. Wir prüfen Erkennungsraten, Dateinamen und die Quarantäne-Treffsicherheit.
Gemeinsame Freigabe & Go-Live
Nach erfolgreicher Testphase und Ihrer formellen Abnahme wird die Live-Verarbeitung aktiviert. Eingehende Post wird ab sofort vollautomatisch geroutet.
Hypercare & Feinjustierung
14 Tage engmaschige Begleitung durch unsere Solution Engineers. Feintuning von Schwellenwerten bei exotischen Lieferantenlayouts und Auswertung der ersten 17:00-Uhr-Digests.
Was wir von Ihrer Seite für das Onboarding benötigen
Ein dediziertes E-Mail-Postfach (z. B. rechnung@) oder ein definierter Cloud-Hotfolder.
Festlegung der gewünschten Ordnerhierarchie (z. B. nach Jahr, Belegtyp und Lieferantenname).
Ein fachlicher Sachbearbeiter (Buchhaltung / Einkauf) zur kurzen Begutachtung des Testlaufs (ca. 1 Stunde Aufwand).
Häufig gestellte Fragen
Transparente Antworten für IT-Leitung & Fachbereiche
Alles Wichtige zu Sicherheit, Systemvoraussetzungen, Prüfpfaden und Datenschutz auf einen Blick.
Nein, keineswegs. Das Produkt ist bewusst als digitaler Poststellen-Sidecar konzipiert: Bestehende Systeme (SharePoint, ELO, ecoDMS, DATEV oder Netzlaufwerke) bleiben zu 100 % erhalten. Der Sidecar automatisiert lediglich den vorgelagerten Arbeitsschritt – das Erkennen, Klassifizieren, Prüfen und gezielte Ablegen der Belege.