E-Rechnungen automatisch empfangen, prüfen und weiterleiten.
Mit dem E-Rechnung Sidecar automatisieren Sie die Verarbeitung von XRechnung und ZUGFeRD – ohne Ihr bestehendes ERP oder Ihre Buchhaltungssoftware zu ersetzen.
Kein ERP-Austausch: Ihre bestehenden ERP- und FiBu-Lizenzen bleiben unangetastet. Das Sidecar dockt modular daneben an.
Ausgangslage im Mittelstand
E-Rechnungen kommen. Ihre bestehenden Systeme bleiben.
Die gesetzliche Pflicht für B2B-E-Rechnungen in Deutschland fordert strukturierte Prozesse – aber keinen kostspieligen Austausch Ihrer bewährten Software.
Viele Eingangsrechnungen
E-Rechnungen, XML-Dateien, hybride ZUGFeRD-Belege und klassische PDFs treffen über verschiedene E-Mail-Postfächer und Portale ein. Es fehlt ein zentraler, geordneter Eingang.
Manuelle Prüfung & Abtippen
Reine XML-Rechnungen (XRechnung) sind für Menschen schwer lesbar. Mitarbeiter müssen Daten mühsam visualisieren, prüfen und manuell in Buchhaltung und ERP erfassen.
Medienbrüche zwischen Systemen
Informationen müssen zwischen E-Mail-Client, DMS, ERP und DATEV hin- und herkopiert werden. Dabei entstehen Übertragungsfehler, Zahlendreher und unnötige Liegezeiten.
Unsicherheit bei Fehlern
Nicht jede Rechnung entspricht exakt dem Standard oder enthält korrekte Skonti. Ohne klare Kontrollmechanismen drohen fehlerhafte Buchungen oder Zahlungsverzüge.
Die Antwort von KW Automation
„Das Sidecar automatisiert den gesamten Belegprozess im Hintergrund – und lässt den Menschen nur dort eingreifen, wo eine echte Entscheidung notwendig ist.“
Eingangsformate
Was das System verarbeitet
Verlässliche Verarbeitung aller gängigen Belegtypen – mit sauberer Unterscheidung zwischen echten E-Rechnungen und Standard-PDFs.
XRechnung
XML nach EN 16931Reines strukturiertes XML-Format (UBL / CII), wie es insbesondere für öffentliche Auftraggeber (B2G) und zunehmend im B2B-Austausch vorgeschrieben ist.
ZUGFeRD
Hybrid: PDF/A-3 + XMLKombiniertes Format aus visuellem PDF/A-3-Dokument und eingebetteter maschinenlesbarer XML-Rechnung (Profil Basic bis Extended).
Standard-PDF & Scans
OCR & KennzeichnungKlassische PDF-Rechnungen und Dokumentenscans ohne eingebettetes XML. Werden über intelligente Mustererkennung strukturiert erfasst.
Workflow-Pipeline
Der 10-Stufen-Prozess: Vom Eingang bis zur Buchung
Jeder Beleg durchläuft eine standardisierte Prüf- und Übergabekette. Schnell, fehlerfrei und lückenlos nachvollziehbar.
Eingang
Zentraler Empfang über E-Mail-Postfach (IMAP), SFTP oder Upload-Portal.
Format erkennen
Automatische Identifikation: XRechnung (XML), ZUGFeRD (Hybrid) oder Standard-PDF.
Daten extrahieren
Auslesen von Kopfdaten, Summen, Zahlungszielen und Bankverbindungen.
EN 16931 Prüfung
Technische Validierung gegen das offizielle europäische E-Rechnungs-Regelwerk.
Plausibilitäts-Check
Mathematischer Abgleich (Netto + Steuer = Brutto) sowie IBAN-Prüfziffernvalidierung.
Duplikaterkennung
Prüfung gegen bestehende Buchungen anhand Lieferanten-ID und Rechnungsnummer.
Confidence Check
Bewertung der Gesamtsicherheit. Liegt ein Schwellenwert unter 100 % oder ein Syntaxfehler vor?
Routing & Freigabe
Hohe Sicherheit: Sofortige Weiterleitung. Bei Unsicherheiten: 1-Klick-Vorlage im Human-in-the-Loop Cockpit.
Zielsystem-Übergabe
Import in DATEV Unternehmen online, Ihr ERP oder DMS im passenden Zielformat.
Monitoring & Protokoll
Revisionssicheres Logging jedes Prüfschritts für die interne Nachvollziehbarkeit.
Präzision & Validierung
Fokussierte Datenextraktion und strenge Prüfregeln
Das E-Rechnung Sidecar konzentriert sich auf buchungskritische Kopf- und Summendaten. Vollständig transparent – ohne leere Versprechungen.
Standardmäßig extrahierte Belegdaten
Kopf- & SummendatenKlar definierter Leistungsumfang:
Das Standardprodukt fokussiert bewusst auf Kopf- und Positions-Summendaten. Ein automatisiertes Einzelpositions-Mapping hunderter Artikelzeilen in individuelle ERP-Warenwirtschaften ist nicht Bestandteil des Standardpakets, sondern erfordert kundenspezifisches Customizing.
Integrierte Prüflogik vor der Weiterleitung
✓EN 16931 Konformitätscheck
Validierung der XML-Syntax und semantischen Schematron-Regeln für XRechnung und ZUGFeRD nach europäischen Vorgaben.
✓Mathematische Plausibilität
Prüfung, ob die Summe der Netto- und Steuerbeträge exakt dem Bruttorechnungsbetrag entspricht (Toleranz: Rundungsdifferenzen).
✓Bankdaten-Prüfziffern (IBAN)
Prüfung der IBAN-Struktur und mathematischen Prüfziffern zur Vermeidung von Fehlüberweisungen.
✓Lieferanten- & Duplikatcheck
Plausibilitätsabgleich der USt-IdNr. und Verhinderung von Doppelbuchungen bereits erfasster Rechnungsnummern.
Das System prüft die formale und rechnerische Richtigkeit. Es ersetzt nicht die Prüfung des tatsächlichen Wareneingangs, die sachliche Berechtigung durch die Fachabteilung oder eine steuerliche Fachberatung.
Sicherheitsarchitektur
Human-in-the-Loop: Kontrolle statt Blindbuchungen
Ein entscheidendes Qualitätsmerkmal für den Mittelstand: Das System bucht nur bei 100 % Sicherheit automatisch. Bei Unstimmigkeiten behält der Mensch das letzte Wort.
Automatische Weiterleitung
Wenn die EN 16931-Prüfung erfolgreich ist, alle Pflichtfelder vorliegen, die mathematische Plausibilität stimmt und kein Duplikat erkannt wird:
Prüfung erforderlich (Kein Abbruch!)
Weicht ein Betrag ab oder liegt ein schlecht gescanntes PDF vor, wird der Beleg niemals einfach verworfen. Der Vorgang wird sofort markiert:
Human-in-the-Loop live erleben
Testen Sie, wie unvollständige oder unsichere Vorgänge zur manuellen Prüfung zurückgestellt werden und ein Mitarbeiter die Freigabe kontrolliert.
Architektur-Prinzip
Ihre bestehende Software bleibt. Wir bauen die Automatisierung daneben.
Kein ERP-Austausch. Keine monatelange Datenmigration. Das Sidecar setzt nahtlos auf Ihrer gewohnten Infrastruktur auf.
Ihre bestehende IT
Sie behalten Ihre etablierte Software, Verträge und Arbeitsgewohnheiten.
- ✓ Rechnungs-Postfach (IMAP/Exchange)
- ✓ DATEV Unternehmen online
- ✓ Vorhandenes ERP / FiBu-System
- ✓ Bestehendes DMS oder Dateiablage
Automatisierung & Prüfung
Verarbeitet Belege im Hintergrund, validiert nach EN 16931 und strukturiert Belegdaten.
- ⚡ Automatische XML- & PDF-Erkennung
- 🛡️ Integrierte EN 16931 Schematron-Prüfung
- ⚖️ Plausibilität (Netto + Steuer = Brutto)
- 👁️ Human-in-the-Loop bei Ausnahmen
Strukturierte Übergabe
Belege und Buchungssätze landen fertig vorstrukturiert am richtigen Ort.
- ✓ Buchungsstapel für DATEV
- ✓ Strukturierte XML/CSV für ERP
- ✓ Webhooks für moderne Systeme
- ✓ Lückenloses Prüfprotokoll (Audit-Trail)
🔌 Keine moderne REST-API im ERP? Kein Problem.
Viele solide ERP- und FiBu-Programme besitzen keine offenen Webhooks oder Cloud-APIs. Das Sidecar unterstützt flexible Übergabemechanismen: strukturierte CSV/XML-Dateien, automatisierter E-Mail-Versand, SFTP-Ablage oder standardisierte Importformate. „Wir wählen die passende Übergabeschnittstelle für Ihre bestehende Systemlandschaft.“
🏢 DATEV-ready: Vollständige Anbindung
DATEV ist der Goldstandard in der deutschen Steuerberatung. Das E-Rechnung Sidecar bereitet Belege so auf, dass sie direkt in DATEV Unternehmen online übernommen werden können. Ihr Steuerberater arbeitet wie gewohnt weiter – ohne Reibungsverluste.
Transparente Festpreise
Klare Investition ohne versteckte Kosten
Kalkulierbare Festpreise in EUR. Einmalige Einrichtung inklusive Schnittstellenanbindung und verlässliche monatliche Betriebspauschale.
Standard
Für KMU mit bis zu 250 Eingangsbelegen pro Monat und einem zentralen Eingangspostfach.
- ✓ 1 zentraler E-Mail-Eingang (IMAP)
- ✓ XRechnung & ZUGFeRD Verarbeitung
- ✓ Standard-PDF Extraktion (OCR)
- ✓ EN 16931 Konformitätsprüfung
- ✓ Mathematische Plausibilität & IBAN-Check
- ✓ Duplikaterkennung
- ✓ DATEV Unternehmen online Übergabe
- ✓ Human-in-the-Loop Cockpit
- ✓ Monitoring & technischer Support
Pro
Für wachsende Unternehmen mit mehreren Standorten, Eingängen und höherem Belegvolumen.
- ✓ Alle Leistungen aus Standard
- ✓ Mehrere E-Mail-Eingangsadressen
- ✓ Mehrere Standorte / Tochtergesellschaften
- ✓ Erweiterte Prüf- & Validierungsregeln
- ✓ Direkte ERP-Webhooks & REST-APIs
- ✓ Erweiterte strukturierte Dateiübergaben
- ✓ Priorisierter technischer Support (SLA)
Enterprise
Für Konzerne oder komplexe IT-Landschaften mit über 1.000 Belegen/Monat oder On-Premise-Bedarf.
- ✓ Unbegrenzte Eingangskanäle
- ✓ Kundenspezifisches Positions-Mapping
- ✓ Dedizierte Serverinstanzen
- ✓ Individuelle ERP-Altsystem-Konnektoren
- ✓ 24/7 Enterprise Notfall-SLA
In wenigen Werktagen produktiv: 5–10 Werktage
Nach Bereitstellung der Zugangsdaten und Beispielbelege ist Ihr Sidecar typischerweise innerhalb von 5 bis 10 Werktagen auf Hetzner eingerichtet und getestet.
3-Minuten Readiness-Check
E-Rechnung Sidecar online konfigurieren
Bestimmen Sie Ihr Belegvolumen und Ihre Zielsysteme. Sie erhalten sofort eine verbindliche Preiskalkulation und können Ihr Angebot direkt digital anfordern.
Schritt 1: Wie viele Eingangsrechnungen verarbeiten Sie monatlich?
Transparenz & Onboarding
Klarer Leistungsumfang und reibungsloses Onboarding
Sie wissen von Tag 1 an genau, was Sie erhalten, was Sie vorbereiten müssen und wo unsere technischen Grenzen liegen.
Was Sie vorbereiten:
- 1.E-Mail-Postfach: Dedizierte Adresse (z. B.
rechnung@ihre-firma.de) oder Weiterleitungsregel. - 2.Postfach-Zugang: Sichere IMAP-Zugangsdaten oder API-Token.
- 3.3–5 Beispielrechnungen: Typische Eingangsbelege (XRechnung, ZUGFeRD, PDF) zum Einrichten des Staging-Tests.
- 4.Zielsystem-Parameter: DATEV-Berater-/Mandantennummer oder ERP-Schnittstellenangaben.
- 5.Ansprechpartner: Fachlicher Kontakt für die finale 10-Minuten-Abnahme.
Was Sie verbindlich erhalten:
- ✓ Isoliertes Sidecar auf Hetzner Deutschland
- ✓ Konfiguration der Eingangskanäle
- ✓ Verarbeitung von XRechnung & ZUGFeRD
- ✓ EN-16931-konforme Validierungslogik
- ✓ Plausibilitätsprüfungen & Duplikatcheck
- ✓ Human-in-the-Loop Cockpit für Grenzfälle
- ✓ DATEV bzw. definierte ERP-Zielübergabe
- ✓ Revisionssicheres Prüfprotokoll
- ✓ Kurzanleitung für Ihre Mitarbeiter
- ✓ 24/7 Monitoring & Support gemäß SLA
Was wir nicht machen:
- ✕Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Wir optimieren technische Prozesse, keine rechtlichen Sachverhalte.
- ✕Keine Quellcode-Eingriffe: Wir modifizieren weder Ihren ERP-Code noch Ihre Kerndatenbank.
- ✕Keine Prüfung des Wareneingangs: Die physische Vollständigkeit von Lieferungen verbleibt bei Ihnen.
- ✕Keine sachliche Rechnungsfreigabe: Die Genehmigung zur Zahlung trifft weiterhin Ihre Fachabteilung.
- ✕Kein Archiv-Ersatz: Sofern GoBD-Archive nicht im ERP/DMS vorliegen, ersetzen wir diese nicht.
Der Onboarding-Ablauf nach digitaler Beauftragung:
Betriebssicherheit & Compliance
Sicherheit, Hosting und permanentes Monitoring
Verlässlicher Betrieb in zertifizierten deutschen Rechenzentren. Wir installieren keine Blackbox, sondern sichern den laufenden Prozess aktiv ab.
Hosting & Datenschutz-Architektur
Ihre Belegdaten sind hochsensibel. Die Verarbeitung erfolgt nach strikten technischen und organisatorischen Vorgaben auf deutscher Infrastruktur:
- ✓Serverstandort Deutschland: ISO/IEC-27001-zertifiziertes Hetzner-Rechenzentrum in Frankfurt am Main.
- ✓Isolierte Kundeninstanzen: Getrennte Workflows und Datenräume – keine Vermischung von Mandantendaten.
- ✓Transport- & Ruhedaten-Verschlüsselung: Durchgängig TLS 1.3 sowie AES-256 für sensible Konfigurationsdaten.
- ✓Zero Data Retention: Bei optischer OCR-Analyse werden Unternehmensdaten niemals für das Training öffentlicher KI-Modelle gespeichert.
Automatisierung braucht Betriebssicherheit
Ein Belegfluss darf nicht unbemerkt stehenbleiben, wenn ein Mailserver das Passwort ändert oder ein DATEV-Wartungsfenster aktiv ist.
- ✓Echtzeit-Überwachung der Postfächer: Automatische Erkennung von Verbindungsabbrüchen oder Auth-Fehlern.
- ✓Queue-Management bei Ausfällen: Ist ein Zielsystem vorübergehend offline, werden Belege sicher zwischengespeichert und geordnet nachgeliefert.
- ✓Automatisierte Fehler-Alarmierung: Proaktive Benachrichtigung unseres technischen Bereitschaftsteams.
- ✓Audit-Log & Revisionssicherheit: Jeder einzelne Schritt, jede Validierung und jeder Zeitstempel sind protokoliert.
Häufig gestellte Fragen
FAQ: E-Rechnung Sidecar
Fundierte Antworten zu Konformität, Schnittstellen, DATEV-Anbindung und Projektablauf.